Eingangsrechnungen automatisch erfassen: vom Postfach bis zur Ablage

Die wichtigste Regel steht vor jeder Technik: Rechnungen kommen an genau einer Stelle an. Das ist meist ein eigenes Postfach nur für Rechnungen, das du allen Lieferanten mitteilst. Rechnungen, die im persönlichen Postfach landen, leitet jeder dorthin weiter. Papierrechnungen werden gescannt oder fotografiert und ebenfalls dorthin geschickt. Downloads aus Lieferantenportalen holst du, wo möglich, automatisch ab.

Solange Rechnungen in fünf Postfächern, auf dem Schreibtisch und im Handschuhfach liegen, kann keine Automation helfen. Mit einem einzigen Eingang dagegen nimmt eine Regel jede neue Rechnung sofort auf, und du siehst auf einen Blick, was offen ist.

Bei einer E-Rechnung gibt es nichts zu erraten. Die Daten stehen in festen Feldern einer Datei, bei ZUGFeRD steckt diese Datei zusätzlich in einer lesbaren PDF. Eine Regel liest die Felder aus, ohne Texterkennung und ohne KI. Das ist schneller, günstiger und genauer als jedes Auslesen eines Bildes. Je mehr deiner Lieferanten E-Rechnungen schicken, desto weniger KI braucht deine Strecke.

Für PDF- und Papierrechnungen ist KI dagegen hilfreich. Ein Sprachmodell findet Datum und Betrag, auch wenn jeder Lieferant sein eigenes Layout hat. Aber es kann sich verlesen. Deshalb prüft eine Regel jedes ausgelesene Ergebnis: Ergeben Nettobetrag und Umsatzsteuer den Bruttobetrag? Ist die Rechnungsnummer bei diesem Lieferanten neu? Passt das Datum? Fällt eine Prüfung durch, sieht ein Mensch hin. Warum diese Mischung aus KI und Regel der verlässlichste Weg ist, erklärt der Ratgeber KI oder feste Regel.

Rechnungen müssen geordnet, vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. So verlangen es die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form, kurz GoBD, und die Aufbewahrungsfristen nach § 147 der Abgabenordnung. Ein Ordner im gemeinsamen Laufwerk, in dem jeder Dateien umbenennen und löschen kann, erfüllt das nicht. Viele Buchhaltungsprogramme und Dokumentenablagen bieten eine Archivierung, die dafür gebaut ist. Bei E-Rechnungen bewahrst du die Datei mit den strukturierten Daten auf, nicht nur einen Ausdruck oder ein Bild davon. Die Einzelheiten klärst du mit deiner Steuerberatung.

In einer meiner Gesellschaften gibt es bewusst kein Rechnungsprogramm. Jeder Beleg trägt seinen Betrag im Dateinamen, weil viele Belege Scans ohne lesbaren Text sind. Ein internes Werkzeug liest Belege und Kontoauszüge und baut daraus die Übersicht. Fehlt ein Betrag, steht dort „Betrag fehlt“, statt dass geschätzt wird. Diese Regel übertrage ich auf jede Strecke: Was die Automation nicht sicher lesen kann, zeigt sie offen an, statt zu raten.