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KI-Verordnung und Schulungspflicht: Was Art. 4 von Betrieben verlangt
Seit Februar 2025 verlangt die EU-KI-Verordnung KI-Kompetenz von allen, die KI im Beruf einsetzen. Im Juli 2026 wurde Art. 4 neu gefasst. Hier steht, was davon für dein Unternehmen übrig bleibt und wie du es sauber dokumentierst.
Was verlangt die KI-Verordnung bei der Schulungspflicht?
Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Unternehmen, die KI-Systeme anbieten oder beruflich einsetzen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Seit der Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 muss kein bestimmtes Kompetenzniveau je Person garantiert werden. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren.
Kaum ein Thema hat in den letzten Monaten so viele Mails mit „Pflichtschulung jetzt buchen“ ausgelöst wie die KI-Verordnung. Die Schulungspflicht für Mitarbeiter klingt nach Prüfung, Zertifikat und Bußgeld. Ganz so ist es nicht, und seit der Neufassung im Juli 2026 erst recht nicht. Trotzdem bleibt eine echte Pflicht übrig. Wer im Büro, in der Praxis oder im Laden mit KI arbeitet, muss etwas tun und sollte belegen können, was er getan hat.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage in Werkstattsprache. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn du wissen willst, wo dein Unternehmen bei KI insgesamt steht, ist der AI-Ready-Check der bessere Einstieg.
Stand: 11. Oktober 2026 · Autor: Christoph Brinke
Grundlage
Gibt es eine KI-Schulungspflicht für Unternehmen?
Das Wort „Schulungspflicht“ steht nicht im Gesetz. Gemeint ist Artikel 4 der EU-KI-Verordnung, Überschrift „KI-Kompetenz“. Er gilt seit dem 2. Februar 2025 unmittelbar in jedem EU-Staat, ohne deutsches Umsetzungsgesetz. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen nach besten Kräften sicherstellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt.
Daraus wurde in der Praxis schnell die „KI-Schulungspflicht für Unternehmen“. Seminaranbieter haben das Wort gern aufgegriffen. Am 8. Juli 2026 haben Parlament und Rat die Verordnung (EU) 2026/1744 beschlossen, den sogenannten Digital-Omnibus zur KI. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am dritten Tag danach in Kraft. Sie fasst Artikel 4 neu.
- ✓Art. 4 gilt seit 2. Februar 2025
- ✓Neufassung durch VO (EU) 2026/1744, Amtsblatt 24. Juli 2026
- ✓Das Gesetz spricht von KI-Kompetenz, nicht von Schulung
Neufassung
Was Art. 4 nach der Neufassung durch die VO (EU) 2026/1744 verlangt
Absatz 1 bleibt der Kern. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen in ihrem Auftrag zu fördern. Dabei zählen technisches Wissen, Erfahrung, Ausbildung, der Einsatzkontext und die Menschen, die von der KI betroffen sind. Neu ist der ausdrückliche Satz, dass niemand für eine bestimmte Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren muss. Aus „sicherstellen“ wurde „fördern“.
Absatz 2 und 3 richten sich nicht an Betriebe, sondern an die EU-Kommission, die Mitgliedstaaten und das KI-Gremium. Sie sollen die Unternehmen unterstützen, ausdrücklich auch kleine und mittlere. Die Kommission soll praktische Beispiele auf einer zentralen Informationsplattform veröffentlichen. Laut den Erwägungsgründen wollte der Gesetzgeber damit den Aufwand für kleinere Unternehmen senken. Die Pflicht ist also weicher geworden, aber sie ist nicht weg.
- ✓Pflicht zu Maßnahmen bleibt
- ✓Kein garantiertes Niveau je Person
- ✓EU und Mitgliedstaaten sollen KMU unterstützen
Betroffene
Wer von der KI-Verordnung-Schulungspflicht betroffen ist
Betroffen ist jedes Unternehmen, das ein KI-System beruflich einsetzt. Die Verordnung nennt das „Betreiber“. Größe und Branche spielen keine Rolle. Die Bundesnetzagentur zählt ausdrücklich auch KI mit allgemeinem Verwendungszweck dazu, also Chatbots wie die bekannten Sprachassistenten. Wer im Betrieb einen KI-Chat für Mails nutzt, ist Betreiber. Wer nur privat damit spielt, ist es nicht.
Ein paar Beispiele: Der Malerbetrieb lässt sich Angebotstexte aus Stichpunkten vorformulieren. Die Steuerkanzlei fasst Mandantenpost mit KI zusammen. Die Physiotherapiepraxis nutzt ein Terminwerkzeug mit KI-Funktion. Der Fachhändler schreibt Produkttexte mit einem Sprachmodell. Alle vier sind Betreiber. Auch Dienstleister, die in deinem Auftrag mit deinen KI-Werkzeugen arbeiten, gehören zu dem Kreis, um den du dich kümmern sollst. Wie KI im Handwerk konkret eingesetzt wird, zeigt der Ratgeber KI im Handwerk.
- ✓Jeder berufliche KI-Einsatz zählt, auch ein Chatbot
- ✓Unabhängig von Größe und Branche
- ✓Auch Personen, die in deinem Auftrag arbeiten
Umsetzung
Wie du die KI-Schulung für Mitarbeiter praktisch umsetzt
Die Verordnung schreibt kein Format vor. Die Bundesnetzagentur nennt Selbststudium, Workshops und mehrstufige Programme als gleichwertige Wege. Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzig Leuten reicht meist ein schlanker Plan in fünf Schritten. Er orientiert sich an dem, was im Alltag wirklich mit KI passiert, nicht an einem Lehrplan.
- 01
Bestandsaufnahme
Welche KI-Werkzeuge laufen im Betrieb, wer nutzt sie, wofür? Oft sind es mehr als gedacht: der Chat im Browser, die Transkription im Telefon, die KI-Funktion in der Bürosoftware. Schreib es auf, mit Namen und Zweck.
- 02
Grundlagen für alle
Was KI kann und was nicht. Warum sie überzeugend falsche Antworten gibt. Welche Daten nicht hineingehören. Eine Stunde mit echten Beispielen aus dem eigenen Betrieb bringt mehr als ein allgemeiner Foliensatz.
- 03
Vertiefung nach Rolle
Wer Angebote mit KI vorbereitet, braucht anderes Wissen als die Person am Empfang. Die Bundesnetzagentur empfiehlt genau diese Stufung: erst Grundverständnis, dann Risiken und Einordnung, dann rollenbezogen.
- 04
Feste Regeln
Eine Seite KI-Richtlinie: Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, wer prüft das Ergebnis, bevor es zum Kunden geht. Gesundheits- und Kundendaten nur, wo Vertrag und Rechtsgrundlage stimmen.
- 05
Auffrischen
Neues Werkzeug, neue Aufgabe, neuer Mitarbeiter: Dann wird nachgeschult. Die Bundesnetzagentur rät, die Maßnahmen regelmäßig zu prüfen und bei Änderungen anzupassen.
Nachweis
Wie du den KI-Kompetenz-Nachweis dokumentierst
Eine Pflicht zur Dokumentation steht nicht im Art. 4. Die Bundesnetzagentur empfiehlt sie trotzdem als Nachweis, dass du die Pflicht erfüllst. Wer nach einem Fehler gefragt wird, was er getan hat, ist mit einer Liste besser dran als mit einer Erinnerung. Festhalten solltest du die Art der Maßnahme, Inhalt, Dauer und die Teilnehmer.
Dafür braucht es kein eigenes System. Eine Tabelle im gemeinsamen Laufwerk reicht: Datum, Thema, wer war dabei, welche Unterlagen. Dazu die Werkzeugliste aus der Bestandsaufnahme und die KI-Richtlinie mit Datum der letzten Änderung. Externe Kurse legst du mit Teilnahmebestätigung ab. Ich habe meinen eigenen Nachweis so geführt: Den Kurs zum EU AI Act beim IMB.Berlin habe ich am 23. September 2025 mit Bescheinigung zur KI-Kompetenz nach Art. 4 abgeschlossen.
- ✓Art, Inhalt, Dauer, Teilnehmer festhalten
- ✓Werkzeugliste und KI-Richtlinie mit Datum
- ✓Bescheinigungen externer Kurse ablegen
Abgrenzung
Was die EU-KI-Verordnung bei der Schulungspflicht nicht verlangt
Kein Zertifikat. Die Bundesnetzagentur schreibt ausdrücklich, dass für Schulungen keine Zertifizierung nötig ist. Kein bestimmter Anbieter, kein Pflichtkurs mit Prüfung, kein festes Stundenvolumen. Interne Maßnahmen zählen genauso wie externe. Art. 4 verlangt auch keinen eigenen KI-Beauftragten im Betrieb. Und seit der Neufassung musst du nicht garantieren, dass jeder Mitarbeiter ein bestimmtes Niveau erreicht.
Ein eigenes Bußgeld für Art. 4 nennt der Bußgeldartikel der Verordnung nicht ausdrücklich. Das heißt nicht, dass Nichtstun folgenlos bleibt. Die Bundesnetzagentur weist darauf hin, dass fehlende KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden kann, vor allem wenn ein Schaden entsteht. Ein falsches Angebot, eine Kundenmail mit erfundenen Fakten, Kundendaten im falschen Werkzeug: Da hilft der Nachweis, dass das Team geschult und eine Regel da war.
- ✓Kein Zertifikat, kein Pflichtanbieter
- ✓Kein KI-Beauftragter nach Art. 4
- ✓Haftungsrisiko bleibt bei Schäden
AI-Ready-Check
Wie KI-Kompetenz im AI-Ready-Check vorkommt
Im AI-Ready-Check schauen wir uns in 60 Minuten per Google Meet vier Bereiche an: Prozesse, Daten, Technik und Organisation. Die Organisation ist der Bereich, in dem die KI-Kompetenz steckt. Wer nutzt schon KI, wer nicht, gibt es Regeln, wer prüft Ergebnisse. Am Ende steht ein Punktwert von 0 bis 100 in fünf Stufen, vom frühen Anfang bis zum KI-Vorreiter, und der nächste sinnvolle Schritt.
Der Check ist keine Schulung und keine Rechtsberatung. Er zeigt dir aber, wo KI in deinem Betrieb schon läuft und wo die Schulung ansetzen sollte. Wie ich KI-Projekte grundsätzlich angehe, steht auf der Seite zur KI-Beratung. Wenn danach Abläufe automatisiert werden sollen, geht es bei Automation weiter.
Quellen
Quellen und Stand
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex – Art. 4 in der ursprünglichen Fassung, gilt seit 2. Februar 2025. Abgerufen am 11. Oktober 2026.
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI), EUR-Lex – Beschlossen 8. Juli 2026, Amtsblatt vom 24. Juli 2026, Neufassung von Art. 4 und Erwägungsgrund 8. Abgerufen am 11. Oktober 2026.
- Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach Art. 4 – Hinweise zu Betroffenen, Formaten, Dokumentation, keine Zertifizierungspflicht. Abgerufen am 11. Oktober 2026.
Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber gibt die Rechtslage nach den genannten Quellen mit Stand 11. Oktober 2026 wieder. Für die Bewertung deines Einzelfalls wende dich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI-Schulungspflicht
Brauchen Mitarbeiter ein Zertifikat für KI-Kompetenz?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt für die KI-Kompetenz nach Art. 4 kein Zertifikat vor, und die Bundesnetzagentur stellt ausdrücklich klar, dass Schulungen keine Zertifizierung brauchen. Sinnvoll ist ein Nachweis anderer Art: eine Liste der Maßnahmen mit Inhalt, Dauer und Teilnehmern sowie Teilnahmebestätigungen externer Kurse.
Gilt die KI-Schulungspflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Wer einen KI-Chatbot beruflich nutzt, ist nach der KI-Verordnung Betreiber eines KI-Systems. Die Bundesnetzagentur zählt KI mit allgemeinem Verwendungszweck ausdrücklich dazu. Damit gilt Art. 4 auch für den Malerbetrieb, die Kanzlei oder die Praxis, die nur Texte mit einem Chatbot vorformuliert. Der Aufwand richtet sich nach dem Einsatz.
Was hat sich durch die Neufassung von Art. 4 geändert?
Die Verordnung (EU) 2026/1744, veröffentlicht am 24. Juli 2026, hat Art. 4 der KI-Verordnung neu gefasst. Unternehmen müssen weiterhin Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ergreifen. Sie müssen aber für keine Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützen sollen.
Wie oft muss die KI-Schulung wiederholt werden?
Eine feste Frist nennt die KI-Verordnung nicht. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zur KI-Kompetenz regelmäßig zu prüfen und nachzuschulen, wenn sich Werkzeuge, Aufgaben oder Technik ändern. In der Praxis heißt das: bei jedem neuen KI-Werkzeug, bei neuen Mitarbeitern und bei einer geänderten KI-Richtlinie im Betrieb.
Reicht eine Online-Schulung für die Mitarbeiter?
Eine Online-Schulung kann reichen, denn die KI-Verordnung schreibt kein Format vor. Entscheidend ist, dass sie zum tatsächlichen KI-Einsatz im Betrieb passt. Ein allgemeiner Kurs ohne Bezug zu den eigenen Werkzeugen, Daten und Regeln erfüllt den Zweck von Art. 4 schlechter als eine kurze Einweisung mit echten Beispielen aus dem Alltag.
Der erste Schritt
Erst wissen, wo KI bei dir schon läuft.
Im AI-Ready-Check klären wir in 60 Minuten, wo dein Unternehmen bei KI steht: Prozesse, Daten, Technik und Organisation. Danach weißt du, welche Abteilung zuerst profitiert und wo die Schulung ansetzen sollte. Keine Rechtsberatung, sondern ein ehrlicher Blick aus der Praxis.
