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Make, Zapier oder n8n: Welches Automatisierungswerkzeug passt?
Drei Namen fallen in fast jedem Gespräch über Automation. Alle drei verbinden Programme miteinander, ohne dass du programmieren musst. Ich vergleiche sie nach den Fragen, die für einen kleinen Betrieb wirklich zählen: Bedienung, Datenschutz, Betrieb und Abhängigkeit. Preise nenne ich bewusst nicht, weil sie sich ständig ändern.
Make, Zapier oder n8n: Welches Werkzeug ist besser?
Keins ist für alle besser. Zapier gilt als schneller Einstieg für einfache Abläufe mit vielen fertigen Verbindungen. Make bietet einen visuellen Baukasten für verzweigte Abläufe und lässt dich eine Datenzone in der EU wählen. n8n lässt sich auf einem eigenen Server betreiben, sodass Daten unter eigener Kontrolle bleiben, braucht dafür aber technische Betreuung. Entscheidend sind dein Ablauf und deine Daten, nicht das Werkzeug.
Wenn ein Betrieb anfängt, Abläufe zu verbinden, kommt schnell die Frage nach dem Werkzeug. Formular an Tabelle, Tabelle an Postfach, Postfach an Branchensoftware. Zapier, Make und n8n sind die drei Plattformen, die dafür am häufigsten genannt werden. Alle drei können das. Die Unterschiede liegen woanders, als die meisten Vergleiche vermuten lassen.
Dieser Vergleich beruht auf den öffentlich zugänglichen Angaben der Anbieter mit Stand 24. Oktober 2026 und auf meiner Arbeit mit Automationsstrecken. Er enthält keine Preise und keine Zahlen zu angebundenen Programmen, weil sich beides laufend ändert. Prüf die aktuellen Bedingungen immer beim Anbieter selbst.
Veröffentlicht am 24. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit · Autor: Christoph Brinke · Alle Blogbeiträge
Gemeinsam
Was alle drei Werkzeuge gleich machen
Zapier, Make und n8n arbeiten nach demselben Prinzip. Ein Auslöser startet einen Ablauf: eine neue Mail, ein abgeschicktes Formular, eine neue Zeile in einer Tabelle. Danach folgen Schritte, die Daten lesen, umformen und an andere Programme weitergeben. Alle drei bieten fertige Bausteine für bekannte Programme und einen allgemeinen Baustein, mit dem sich jede Programmierschnittstelle ansprechen lässt.
Alle drei können inzwischen auch KI-Schritte einbinden, etwa eine Mail zusammenfassen oder eine Anfrage einordnen. Und bei allen dreien gilt: Das Werkzeug ist nur so gut wie der Ablauf, den du hineinbaust. Wer einen chaotischen Ablauf in eine Plattform überträgt, hat danach einen automatisierten chaotischen Ablauf.
- ✓Auslöser plus Schritte
- ✓Fertige Bausteine und allgemeiner Schnittstellen-Baustein
- ✓KI-Schritte möglich
Zapier
Zapier: der schnelle Einstieg
Zapier ist ein US-Anbieter und für viele der erste Kontakt mit Automation. Abläufe heißen dort Zaps und werden Schritt für Schritt als Liste gebaut. Das ist leicht zu verstehen, auch für Leute, die noch nie etwas automatisiert haben. Zapier bietet sehr viele fertige Verbindungen zu bekannten Programmen, was den Einstieg schnell macht.
Grenzen zeigen sich bei verzweigten Abläufen mit vielen Bedingungen und bei der Frage, wo die Daten verarbeitet werden. Zapier läuft als Dienst in der Cloud des Anbieters, einen Betrieb auf eigenem Server gibt es nicht. Wer Kundendaten durchleitet, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und muss die Übermittlung in die USA prüfen. Zapier passt gut, wenn wenige einfache Abläufe schnell laufen sollen und keine sensiblen Daten fließen.
- ✓Einfacher Aufbau als Liste von Schritten
- ✓Viele fertige Verbindungen
- ✓Nur in der Cloud des Anbieters
Make
Make: der visuelle Baukasten
Make, früher Integromat, zeigt Abläufe als Bild: Kreise für Programme, Linien für den Datenfluss, Abzweigungen für Bedingungen. Das macht verzweigte Abläufe übersichtlich, etwa wenn eine Anfrage je nach Art an verschiedene Stellen gehen soll. Die Einarbeitung dauert etwas länger als bei Zapier, dafür lässt sich mehr ohne Programmierung abbilden.
Make gehört heute zu Celonis. Bei der Anmeldung wählst du eine Datenzone, unter anderem in der EU. Make weist in seiner Hilfe selbst darauf hin, dass eine EU-Zone nicht bedeutet, dass jede Anfrage in der EU verarbeitet wird, etwa bei bestimmten KI-Funktionen. Make passt gut, wenn Abläufe Verzweigungen haben und dir eine Datenhaltung in der EU wichtig ist.
- ✓Abläufe als Bild mit Abzweigungen
- ✓Datenzone in der EU wählbar
- ✓EU-Zone heißt nicht: jede KI-Anfrage in der EU
n8n
n8n: Betrieb auf dem eigenen Server
n8n kommt aus Berlin und lässt sich, anders als die beiden anderen, auch auf einem eigenen Server betreiben. Dann laufen die Daten nicht über die Cloud eines Plattformanbieters, sondern bleiben auf einem Rechner, den du kontrollierst, etwa bei einem Hoster in Deutschland. Es gibt auch eine Cloud-Variante des Anbieters. Die Oberfläche ist visuell wie bei Make und erlaubt zusätzlich eigene Programmschritte.
Der eigene Server hat seinen eigenen Aufwand: Jemand muss ihn einrichten, absichern, aktualisieren und überwachen. Fällt er aus, steht jede Strecke. Prüf außerdem die Lizenzbedingungen für deinen Einsatz, denn n8n steht nicht unter einer klassischen Open-Source-Lizenz. n8n passt gut, wenn sensible Daten fließen, du technische Betreuung hast und dir Unabhängigkeit vom Plattformanbieter wichtig ist.
- ✓Eigener Server möglich
- ✓Daten unter eigener Kontrolle
- ✓Braucht dauerhafte technische Betreuung
Entscheidung
Fünf Fragen, die die Wahl entscheiden
Statt Funktionslisten zu vergleichen, beantworte diese fünf Fragen für deinen Betrieb. Die Antworten zeigen meist schnell, welches Werkzeug in Frage kommt.
- 01
Welche Daten fließen?
Allgemeine Daten wie Termine ohne Namen sind unkritisch. Kundendaten, Gesundheitsdaten oder Personaldaten verlangen einen Vertrag, eine Prüfung der Datenwege und im Zweifel einen eigenen Server.
- 02
Gibt es fertige Bausteine für deine Programme?
Schau nach, ob deine Branchensoftware, dein Postfach und dein Kalender als fertige Bausteine angeboten werden. Fehlen sie, braucht es den allgemeinen Schnittstellen-Baustein, und das erfordert mehr Wissen.
- 03
Wie verzweigt ist der Ablauf?
Ein gerader Ablauf von A nach B ist überall leicht. Viele Bedingungen und Abzweigungen sind in einem visuellen Baukasten übersichtlicher.
- 04
Wer betreut die Strecke?
Ist niemand im Betrieb technisch fit, scheidet ein eigener Server meist aus, außer ein Dienstleister übernimmt ihn dauerhaft.
- 05
Wie abhängig willst du sein?
Bei allen drei Plattformen steckt dein Ablauf in ihrem Format. Ein Wechsel heißt Neubau. Schreib deshalb jeden Ablauf auch außerhalb des Werkzeugs auf, wie im Ratgeber Prozesse dokumentieren, bevor du automatisierst beschrieben.
Alternative
Wann keins der drei passt
Manchmal ist die beste Plattform keine Plattform. Viele Programme haben eingebaute Automationen, die für einfache Fälle reichen: Regeln im Postfach, Erinnerungen im Terminprogramm, automatische Mails im Shop. Bevor du ein neues Werkzeug einführst, schau, was deine vorhandenen schon können.
Am anderen Ende stehen Abläufe, die so wichtig, so speziell oder so datenintensiv sind, dass ein eigener kleiner Dienst besser passt. Für meine eigenen Marken laufen alle Anfragen über ein selbst gebautes Leadportal statt über eine Plattform, weil dort Benachrichtigung, Status und Auswertung in einem System zusammenkommen. Das lohnt sich nicht für jeden Betrieb, ist aber eine Option, die in Vergleichen fast nie vorkommt. Wie Branchensoftware angeschlossen wird, steht im Ratgeber Branchensoftware automatisieren.
Empfehlung
Meine Empfehlung für den Start
Für den ersten Ablauf ohne sensible Daten nimm das Werkzeug, das deine Programme am besten abdeckt und das du verstehst. Bau einen einzigen Ablauf, teste ihn mit echten Fällen und lass ihn ein paar Wochen laufen. Erst dann lohnt sich die Frage, ob du dauerhaft bei diesem Werkzeug bleibst.
Sobald Kundendaten im Spiel sind oder mehrere Programme zusammenspielen, lohnt ein Blick von außen. Welches Werkzeug ich wofür nehme, besprechen wir im Strategiegespräch. Einen Überblick über meine Arbeitsweise gibt die Seite Automation.
Quellen
Quellen und Stand
- Make Hilfe: AI providers and data zones in Make – Datenzonen in EU und USA, Hinweis, dass eine EU-Zone nicht jede KI-Verarbeitung in der EU garantiert. Abgerufen am 24. Oktober 2026.
- n8n Dokumentation: Hosting – Betrieb auf eigenem Server (self-hosted) neben der Cloud-Variante. Abgerufen am 24. Oktober 2026.
- Zapier – Cloud-Dienst des US-Anbieters Zapier. Aktuelle Bedingungen und Datenverarbeitung beim Anbieter prüfen. Abgerufen am 24. Oktober 2026.
Stand der Angaben: 24. Oktober 2026, nach den öffentlich zugänglichen Informationen der Anbieter. Funktionen, Tarife, Lizenz- und Vertragsbedingungen ändern sich. Prüf sie vor der Entscheidung beim jeweiligen Anbieter. Dieser Vergleich ist keine Rechtsberatung zum Datenschutz.
Über den Autor
Christoph Brinke
Ich war über 15 Jahre in der Kfz-Branche, als Lackierer, als Kfz-Sachverständiger und auf der Seite, die Aufträge verteilt. Heute baue ich KI für inhabergeführte Unternehmen und empfehle nur, was ich selbst gebaut habe.
Gelernter Fahrzeuglackierer, Kfz-Sachverständiger · Weiterbildung: IHK AI Practitioner · KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung (IMB.Berlin, 2025) · Claude Code Masterclass (Everlast, 2026)
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Make, Zapier und n8n
Was ist der Unterschied zwischen Make und Zapier?
Zapier baut Abläufe als Liste von Schritten und gilt als besonders einfach im Einstieg. Make zeigt Abläufe als Bild mit Abzweigungen und eignet sich besser für verzweigte Abläufe. Make bietet außerdem eine Datenzone in der EU zur Wahl. Beide laufen als Cloud-Dienst des Anbieters, einen Betrieb auf eigenem Server bieten sie nicht an.
Ist n8n DSGVO-konform?
Kein Werkzeug ist an sich DSGVO-konform, entscheidend ist der Einsatz. n8n lässt sich auf einem eigenen Server betreiben, etwa bei einem Hoster in Deutschland. Dann laufen die Daten nicht über die Cloud eines Plattformanbieters, was die datenschutzrechtliche Prüfung vereinfachen kann. Vertrag mit dem Hoster, Absicherung und Wartung bleiben trotzdem Pflicht.
Welches Automatisierungswerkzeug eignet sich für Anfänger?
Für einen ersten einfachen Ablauf ohne sensible Daten meist das Werkzeug, das deine vorhandenen Programme als fertige Bausteine anbietet. Zapier gilt als besonders einsteigerfreundlich, Make als übersichtlich bei Verzweigungen. Prüf vorher, ob deine Programme nicht schon eingebaute Automationen haben, die für den Anfang reichen.
Kann ich später von einem Werkzeug zum anderen wechseln?
Ja, aber ein Wechsel heißt in der Regel Neubau, weil jede Plattform Abläufe in ihrem eigenen Format speichert. Deshalb lohnt es sich, jeden Ablauf auch außerhalb des Werkzeugs aufzuschreiben: Auslöser, Schritte, Ausnahmen und Ergebnis. Dann ist ein Wechsel Arbeit, aber kein Neuanfang von null.
Warum nennst du keine Preise?
Weil sich die Preismodelle der Anbieter häufig ändern und von der Zahl der Durchläufe, Schritte oder Nutzer abhängen. Eine Preisangabe in einem Ratgeber wäre schnell falsch. Prüf die aktuellen Tarife beim Anbieter selbst und rechne mit der Zahl der Durchläufe, die dein Ablauf im Alltag wirklich hat, nicht mit der im Test.
Der erste Schritt
Erst der Ablauf, dann das Werkzeug.
Im AI-Ready-Check schauen wir in 60 Minuten auf Prozesse, Daten, Technik und Organisation. Du weißt danach, welcher Ablauf sich zuerst lohnt, welche Daten dabei fließen und welche Art von Werkzeug dazu passt.
