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KI-Schulungspflicht in Behörden und Verwaltung: Was Art. 4 verlangt
Die KI-Verordnung nennt Behörden ausdrücklich, wenn sie beschreibt, wer KI betreibt. Damit gilt Art. 4 auch in Ämtern, Kommunen und Geschäftsstellen. Ich ordne ein, wer betroffen ist, was sich gegenüber Unternehmen unterscheidet und was in eine Schulung für die Verwaltung gehört.
Gilt die KI-Schulungspflicht auch für Behörden?
Ja. Art. 4 der KI-Verordnung gilt für Betreiber von KI-Systemen, und Art. 3 Nr. 4 nennt als Betreiber ausdrücklich auch Behörden, Einrichtungen und sonstige Stellen, die KI in eigener Verantwortung verwenden. Wer in der Verwaltung beruflich mit KI arbeitet, fällt darunter. Ob Bußgelder gegen Behörden möglich sind, regelt nach Art. 99 Abs. 8 jeder Mitgliedstaat selbst.
Die meisten Texte zur KI-Schulungspflicht richten sich an Unternehmen. In Verwaltungen stellt sich dieselbe Frage, oft mit einem Zusatz: Gilt das auch für uns, und wenn ja, wer kümmert sich? KI-Werkzeuge kommen dort an wie überall: als Chat für Vermerke und Zusammenfassungen, als Funktion in vorhandener Software, als Assistent auf der Website.
Mein Schwerpunkt sind inhabergeführte Betriebe. Die Rechtslage für öffentliche Stellen ist in diesem Punkt aber eng verwandt, deshalb ordne ich sie hier ein. Die Grundlagen zur Pflicht stehen im Ratgeber zur KI-Schulungspflicht nach Art. 4. Dieser Beitrag gibt die Rechtslage mit Stand 26. Oktober 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung.
Veröffentlicht am 26. Oktober 2026 · 6 Min. Lesezeit · Autor: Christoph Brinke · Alle Blogbeiträge
Ich verkaufe keine KI, ich verkaufe Veränderung.
Rechtslage
Gilt Art. 4 der KI-Verordnung für Behörden?
Art. 4 richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Wer Betreiber ist, bestimmt Art. 3 Nr. 4: eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, es sei denn, die Verwendung ist persönlich und nicht beruflich. Behörden sind damit ausdrücklich genannt. Eine Ausnahme für den öffentlichen Sektor enthält Art. 4 nicht.
Seit der Neufassung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 verlangt Art. 4 Maßnahmen, um die KI-Kompetenz des Personals und anderer Personen zu fördern, die im Auftrag mit KI arbeiten. Ein bestimmtes Niveau je Person muss niemand garantieren. Für eine Verwaltung gilt also dasselbe wie für einen Betrieb: Wer beruflich mit KI arbeitet, bekommt eine passende Einweisung, und die Maßnahmen werden festgehalten.
- ✓Behörden sind Betreiber nach Art. 3 Nr. 4
- ✓Keine Ausnahme für den öffentlichen Sektor
- ✓Maßnahmen fördern, kein Niveau garantieren
Betroffene
Wer in der Verwaltung betroffen ist
Betroffen ist jede öffentliche Stelle, die KI beruflich nutzt: Bundes- und Landesbehörden, Kommunalverwaltungen, Eigenbetriebe, Zweckverbände und andere Einrichtungen des öffentlichen Rechts. Es kommt nicht auf die Größe an und nicht darauf, ob die KI eigens eingekauft oder als Chat im Browser genutzt wird. Auch eine KI-Funktion in einem Fachverfahren oder in der Bürosoftware zählt.
Innerhalb der Stelle geht es um das Personal, das mit KI arbeitet, und um Personen, die im Auftrag mit den KI-Werkzeugen der Stelle arbeiten, etwa externe Dienstleister. Die Bundesnetzagentur nennt Auftragnehmer und Dienstleister ausdrücklich. Die Aufgabe liegt bei der Leitung der Stelle. Sie kann sie delegieren, etwa an die Personalentwicklung oder eine KI-Koordination, verantwortlich bleibt die Stelle.
- ✓Jede öffentliche Stelle mit beruflichem KI-Einsatz
- ✓Auch KI-Funktionen in vorhandener Software
- ✓Auch externe Dienstleister im Auftrag
Unterschiede
Was in der Verwaltung anders ist als im Unternehmen
Der Kern der Pflicht ist derselbe. Fünf Punkte unterscheiden die Lage einer Behörde aber von der eines Unternehmens.
- 01
Bußgelder
Art. 99 Abs. 8 überlässt es jedem Mitgliedstaat, in welchem Umfang gegen Behörden und öffentliche Stellen Geldbußen verhängt werden können. Für Art. 4 nennt der Bußgeldartikel ohnehin keinen eigenen Tatbestand. Das heißt nicht, dass die Pflicht weniger gilt, sondern dass die Folgen anders aussehen.
- 02
Personalvertretung
Kann ein KI-Werkzeug Leistung oder Verhalten der Beschäftigten auswerten, hat der Personalrat nach dem jeweiligen Personalvertretungsrecht in der Regel mitzureden. Eine Dienstvereinbarung zum KI-Einsatz schafft Klarheit für beide Seiten.
- 03
Bürgerkontakt
Spricht ein Chat auf der Website oder ein Voicebot am Telefon direkt mit Bürgerinnen und Bürgern, gilt die Kennzeichnung nach Art. 50: Die Menschen müssen spätestens bei der ersten Interaktion erfahren, dass sie mit einer KI kommunizieren.
- 04
Hochrisiko-Anwendungen
KI, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden soll, um zu beurteilen, ob Menschen Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen haben, nennt Anhang III Nr. 5 als Hochrisiko-System. Dann gelten zusätzliche Pflichten, für Einrichtungen des öffentlichen Rechts etwa die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27.
- 05
Vertraulichkeit
Verwaltungen arbeiten mit Daten, die besonders geschützt sind: Sozialdaten, Daten aus dem Melderecht, nichtöffentliche Sitzungsunterlagen. Welche davon in welches Werkzeug dürfen, gehört in jede Schulung und in jede Dienstanweisung.
Inhalte
Was in eine KI-Schulung für die Verwaltung gehört
Die sieben Bausteine aus dem Ratgeber Inhalte einer KI-Schulung gelten auch hier: wie ein Sprachmodell arbeitet, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten hinein dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden, das Recht im Alltag, Rollenwissen und Übungen. Für die Verwaltung bekommen drei davon ein eigenes Gewicht.
Erstens das Prüfen. Ein Vermerk, ein Bescheidentwurf oder eine Antwort an einen Bürger, die eine KI vorformuliert hat, wird inhaltlich geprüft und verantwortet, als hätte die Sachbearbeiterin sie selbst geschrieben. Zweitens die Daten: Was im Amt vertraulich ist, gehört nicht in ein Werkzeug ohne Vertrag und Freigabe. Drittens die Nachvollziehbarkeit: Wo KI an einer Entscheidung mitgewirkt hat, sollte sich später erkennen lassen, wie. Der Aufbau in drei Stufen, den die Bundesnetzagentur empfiehlt, passt gut zu Verwaltungen mit vielen unterschiedlichen Fachaufgaben.
- ✓Prüfen und verantworten wie selbst geschrieben
- ✓Vertrauliches nur in freigegebene Werkzeuge
- ✓Mitwirkung der KI nachvollziehbar halten
Fraktionen
Fraktionsgeschäftsstellen, Ehrenamt und kleine Stellen
Eine Fraktionsgeschäftsstelle im Gemeinderat oder Kreistag ist eine kleine Organisation mit großem Papieraufkommen: Anträge, Anfragen, Pressemitteilungen, Sitzungsvorlagen. KI-Werkzeuge liegen hier nahe. Wer in der Geschäftsstelle beruflich mit KI arbeitet, nutzt sie nicht persönlich, sondern im Rahmen einer Organisation. Damit spricht viel dafür, dass Art. 4 greift und die Fraktion als Betreiber handelt.
Offen ist, wie weit ehrenamtliche Mandatsträger einzubeziehen sind. Die Verordnung regelt das nicht ausdrücklich. Ich würde sie einbeziehen, sobald sie Werkzeuge oder Zugänge der Fraktion nutzen. Für eine kleine Stelle reichen dafür eine kurze Einweisung und eine Seite Regeln. Die wichtigste Regel ist einfach: Nichtöffentliche Unterlagen gehören nicht in einen öffentlichen KI-Chat. Wie so eine Seite aufgebaut ist, zeigt der Ratgeber KI-Richtlinie für Mitarbeiter.
Frag dich selbst
- Welche KI-Werkzeuge nutzt eure Stelle heute, auch ohne offizielle Freigabe?
- Wer entscheidet bei euch, welches Werkzeug genutzt werden darf?
- Welche Unterlagen dürfen bei euch nie in ein KI-Werkzeug?
Nachweis
Wie eine Verwaltung die Maßnahmen dokumentiert
Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen so zu dokumentieren, dass sich die Einhaltung von Art. 4 jederzeit belegen lässt: Art der Maßnahme, Umfang und Teilnehmer. Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Für eine Verwaltung bietet sich an, was ohnehin üblich ist: eine Übersicht der Schulungen bei der Personalentwicklung, dazu eine Werkzeugliste und eine Dienstanweisung zum KI-Einsatz mit Datum der letzten Änderung.
Die EU-Kommission nennt dafür ein internes Verzeichnis der Maßnahmen. Wie oft nachgeschult werden sollte, regelt das Gesetz nicht. Anlässe wie neue Werkzeuge, neue Aufgaben oder neue Beschäftigte beschreibt der Ratgeber KI-Schulung wiederholen.
- ✓Art, Umfang, Teilnehmer
- ✓Werkzeugliste und Dienstanweisung mit Datum
- ✓Kein Zertifikat vorgeschrieben
Quellen
Quellen und Stand
- Art. 3 KI-Verordnung (Begriffsbestimmungen), buzer.de – Nr. 4, Betreiber einschließlich Behörden, Einrichtungen und sonstiger Stellen. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex – Art. 4 in der ursprünglichen Fassung, gilt seit 2. Februar 2025. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI), EUR-Lex – Neufassung von Art. 4, Amtsblatt vom 24. Juli 2026. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Art. 99 KI-Verordnung (Sanktionen), buzer.de – Abs. 8, Geldbußen gegen Behörden und öffentliche Stellen regelt jeder Mitgliedstaat. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Anhang III KI-Verordnung (Hochrisiko-KI-Systeme), buzer.de – Nr. 5 Buchst. a, Beurteilung von Ansprüchen auf öffentliche Unterstützungsleistungen. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Art. 27 KI-Verordnung (Grundrechte-Folgenabschätzung), buzer.de – Grundrechte-Folgenabschätzung für Einrichtungen des öffentlichen Rechts bei Hochrisiko-KI-Systemen. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Art. 50 KI-Verordnung (Transparenzpflichten), buzer.de – Kennzeichnung bei direkter Interaktion, gilt seit 2. August 2026. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach Art. 4 – Auftragnehmer und Dienstleister einbezogen, drei Stufen, Dokumentation, keine Zertifizierungspflicht. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
- EU-Kommission: AI Literacy, Questions & Answers – Internes Verzeichnis der Maßnahmen, Durchsetzung durch nationale Behörden. Seitenstand 20. Oktober 2026. Abgerufen am 26. Oktober 2026.
Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber gibt die Rechtslage nach den genannten Quellen mit Stand 26. Oktober 2026 wieder. Fragen zu Personalvertretungsrecht, Haushaltsrecht oder zur Einbeziehung von Mandatsträgern klärst du mit der Rechtsabteilung deiner Stelle oder einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt.
Über den Autor
Christoph Brinke
Ich war über 15 Jahre in der Kfz-Branche, als Lackierer, als Kfz-Sachverständiger und auf der Seite, die Aufträge verteilt. Heute baue ich KI für inhabergeführte Unternehmen und empfehle nur, was ich selbst gebaut habe.
Gelernter Fahrzeuglackierer, Kfz-Sachverständiger · Weiterbildung: IHK AI Practitioner · KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung (IMB.Berlin, 2025) · Claude Code Masterclass (Everlast, 2026)
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI-Schulungspflicht in der Verwaltung
Gilt die KI-Schulungspflicht auch für Kommunen?
Ja. Art. 3 Nr. 4 der KI-Verordnung nennt Behörden, Einrichtungen und sonstige Stellen ausdrücklich als mögliche Betreiber. Eine Kommunalverwaltung, die KI beruflich nutzt, etwa einen Chat für Texte oder eine KI-Funktion in einer Fachanwendung, fällt damit unter Art. 4 und ergreift Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals.
Können Behörden für fehlende KI-Schulungen ein Bußgeld bekommen?
Das ist offen. Art. 99 Abs. 8 der KI-Verordnung überlässt es jedem Mitgliedstaat, in welchem Umfang Geldbußen gegen Behörden und öffentliche Stellen verhängt werden können. Für Art. 4 nennt der Bußgeldartikel zudem keinen eigenen Tatbestand. Die Pflicht gilt trotzdem, und fehlende KI-Kompetenz kann bei einem Schaden Folgen haben.
Gilt Art. 4 auch für Fraktionen und Fraktionsgeschäftsstellen?
Für Beschäftigte einer Fraktionsgeschäftsstelle, die beruflich mit KI arbeiten, spricht viel dafür, denn die Verwendung ist weder persönlich noch privat. Wie weit ehrenamtliche Mandatsträger einzubeziehen sind, regelt die Verordnung nicht ausdrücklich. Wer Werkzeuge der Fraktion nutzt, sollte zumindest eine kurze Einweisung und klare Regeln bekommen.
Muss der Personalrat beim KI-Einsatz beteiligt werden?
Das hängt vom jeweiligen Personalvertretungsrecht ab. Kann ein KI-Werkzeug Leistung oder Verhalten der Beschäftigten auswerten, hat der Personalrat in der Regel mitzureden. Eine Dienstvereinbarung zum KI-Einsatz kann Schulung und Einsatz gemeinsam regeln. Im Einzelfall hilft die Rechtsabteilung der Stelle.
Sind KI-Anwendungen in der Verwaltung Hochrisiko-Systeme?
Die meisten nicht. Ein Chat für Texte oder Zusammenfassungen ist in der Regel kein Hochrisiko-System. Anhang III Nr. 5 nennt aber KI, mit der Behörden beurteilen, ob Menschen Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen haben. Dann gelten zusätzliche Pflichten, für Einrichtungen des öffentlichen Rechts etwa die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27.
Der erste Schritt
Wo steht deine Organisation bei KI?
Im AI-Ready-Check schauen wir in 60 Minuten auf Prozesse, Daten, Technik und Organisation. Du siehst danach, wo KI bei euch schon läuft und wo eine Schulung ansetzen sollte. Keine Rechtsberatung, sondern ein klarer Blick von außen.
