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Voicebot in der Kanzlei: Erreichbar sein, ohne das Berufsgeheimnis zu riskieren
In Anwalts-, Steuer- und Wirtschaftsprüferkanzleien klingelt das Telefon genau dann, wenn alle im Termin sind. Ein Voicebot kann Anliegen aufnehmen und Termine vergeben, aber in der Kanzlei gelten strengere Regeln als anderswo. Ich zeige, was das Berufsgeheimnis verlangt und wo die Grenze für den Bot liegt.
Darf eine Kanzlei einen Voicebot einsetzen?
Ja, unter Bedingungen. § 203 StGB erlaubt Berufsgeheimnisträgern, mitwirkenden Dienstleistern Geheimnisse zugänglich zu machen, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist, wenn sie zur Geheimhaltung verpflichtet sind. § 43e BRAO und § 62a StBerG verlangen dafür einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht. Der Voicebot nimmt Anliegen auf, berät aber nie und gibt keine Auskunft über Mandate. Keine Rechtsberatung.
Mittwoch, 12:15 Uhr. Die Assistentin ist in der Mittagspause, die Anwältin bei Gericht, der Kollege in einer Besprechung. In zwanzig Minuten klingelt das Telefon viermal: ein Mandant mit einer Rückfrage zum Schriftsatz, eine Interessentin nach einem Verkehrsunfall, ein Steuerbüro mit einer Unterlagenfrage, und ein Anrufer, der sagt, seine Frist laufe morgen ab. Alle vier landen auf dem Anrufbeantworter. Zwei sprechen nichts drauf.
„Bei uns geht so etwas nicht, Berufsgeheimnis“, ist der Satz, den ich in Kanzleien am häufigsten höre. Er ist richtig gedacht und trotzdem zu kurz. Das Gesetz kennt ausdrücklich die Einbindung von Dienstleistern, unter klaren Bedingungen. Dieser Ratgeber zeigt, welche das sind und was ein Voicebot in der Kanzlei übernehmen darf. Wie ein Voicebot technisch arbeitet, steht im Ratgeber Voicebot. Die Rechtslage gebe ich mit Stand 2. November 2026 wieder, das ist keine Rechtsberatung.
Veröffentlicht am 2. November 2026 · 6 Min. Lesezeit · Autor: Christoph Brinke · Alle Blogbeiträge
Ich verkaufe keine KI, ich verkaufe Veränderung.
Grundlage
Was das Berufsgeheimnis für einen Voicebot heißt
§ 203 Abs. 1 StGB stellt unter Strafe, wenn Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und weitere Berufe fremde Geheimnisse unbefugt offenbaren, die ihnen beruflich anvertraut wurden. Am Telefon fängt das früh an. Schon wer anruft, in welcher Sache und gegen wen, kann zu dem gehören, was geschützt ist.
Absatz 3 öffnet einen Weg: Gegenüber sonstigen Personen, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, dürfen Geheimnisse offenbart werden, soweit das für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Absatz 4 setzt die Bedingung: Die Kanzlei muss dafür sorgen, dass diese mitwirkenden Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Ein Voicebot-Anbieter, der Gespräche verarbeitet, ist genau so eine mitwirkende Stelle. Das gilt auch für die Anbieter dahinter, etwa für Spracherkennung und Sprachmodell.
- ✓Schon der Anruf kann geschützt sein
- ✓Mitwirkende dürfen einbezogen werden, soweit erforderlich
- ✓Nur mit Verpflichtung zur Geheimhaltung
Verträge
Dienstleister einbinden: § 43e BRAO und § 62a StBerG
Für Rechtsanwälte regelt § 43e BRAO, für Steuerberater § 62a StBerG, wie Dienstleister eingebunden werden. Beide Vorschriften sind fast gleich aufgebaut. Der Dienstleister wird sorgfältig ausgewählt. Der Vertrag wird in Textform geschlossen. Er verpflichtet den Dienstleister zur Verschwiegenheit, mit Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen, beschränkt seine Kenntnisnahme auf das Erforderliche und regelt, ob er weitere Personen hinzuziehen darf, die dann ebenfalls in Textform verpflichtet werden.
Für Dienstleistungen im Ausland gilt eine zusätzliche Hürde: Der Geheimnisschutz dort muss dem inländischen vergleichbar sein. Bei Voicebots ist das kein Randthema, weil Sprachmodelle oft außerhalb der EU betrieben werden. § 62a StBerG verlangt außerdem bei Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, die Einwilligung des Mandanten. Dazu kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die beiden Verträge ersetzen sich nicht, sie ergänzen sich.
- ✓Sorgfältige Auswahl
- ✓Vertrag in Textform mit Verschwiegenheit
- ✓Ausland nur bei vergleichbarem Schutz
Einsatz
Welche Anrufe ein Voicebot in der Kanzlei übernimmt
Ein Voicebot in der Kanzlei ist ein Empfang, kein Berater. Er übernimmt die Gespräche, die heute die Assistenz am Telefon führt, bevor ein Berufsträger übernimmt.
- 01
Erreichbarkeit und Rückrufwunsch
Anliegen in einem Satz, Name, Rückrufnummer, beste Zeit. Die Notiz landet in der Kanzleisoftware oder bei der zuständigen Assistenz, nicht in einem allgemeinen Postfach.
- 02
Neue Anfragen aufnehmen
Rechtsgebiet oder Steuerthema, Art des Anliegens, Name der Gegenseite für die Prüfung auf Interessenkonflikte, gewünschter Termin. Die Annahme des Mandats entscheidet ein Mensch.
- 03
Termine für das Erstgespräch
Freie Zeiten aus dem Kalender anbieten und eintragen, mit Bestätigung. Wie das sauber geregelt wird, zeigt der Ratgeber Termine automatisch vereinbaren.
- 04
Allgemeine Auskünfte
Öffnungszeiten, Anfahrt, welche Unterlagen zum ersten Termin mitzubringen sind. Alles, was auch auf der Website stehen könnte.
Grenzen
Wo der Voicebot in der Kanzlei aufhören muss
Die Grenzen sind in der Kanzlei enger als in jedem anderen Betrieb, und sie gehören wörtlich ins Skript.
- 01
Keine rechtliche oder steuerliche Einschätzung
Auch keine vorsichtige. Fragen wie „Habe ich da Chancen?“ beantwortet der Bot mit einem freundlichen Hinweis und dem Angebot eines Termins.
- 02
Keine Auskunft über Mandate
Der Bot bestätigt nicht, ob jemand Mandant ist, und gibt keine Sachstände weiter. Wer nach dem Stand seiner Sache fragt, bekommt einen Rückruf.
- 03
Keine Fristen berechnen
Der Bot rechnet keine Fristen aus und sagt nie, dass etwas noch Zeit hat.
- 04
Fristnotfall sofort zum Menschen
Fallen Wörter wie Frist, Zustellung, Bescheid oder Gerichtstermin mit „morgen“ oder „heute“, geht der Anruf sofort an einen Menschen. Ist niemand erreichbar, nennt der Bot den Weg, wie die Kanzlei in solchen Fällen erreichbar ist.
Gespräch
Ansage, Notiz und keine Aufnahme
Der Voicebot sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist. Art. 50 der KI-Verordnung verlangt diesen Hinweis spätestens bei der ersten Interaktion, sofern es nicht offensichtlich ist. In einer Kanzlei hat er einen zweiten Zweck: Wer weiß, dass er mit einem Assistenten spricht, erzählt weniger Details, und das ist hier gewollt. Ein guter Satz in der Ansage lautet: „Bitte nennen Sie mir nur kurz Ihr Anliegen, die Einzelheiten besprechen Sie mit der Kanzlei.“
Tonaufnahmen lasse ich in Kanzleien weg. Sie brauchen das Einverständnis der Anrufer (§ 201 StGB), und jede Aufnahme ist ein weiteres Stück geschützter Information, das gespeichert, gesichert und gelöscht werden muss. Eine strukturierte Notiz mit Anliegen, Name, Rückrufnummer und Dringlichkeit reicht. Sie wird nach einer festen Frist gelöscht, sobald sie in die Akte übernommen ist. Wie die ersten Sekunden eines Voicebot-Gesprächs allgemein aufgebaut sind, steht im Ratgeber Voicebot einführen.
- ✓KI-Hinweis im ersten Satz
- ✓Nur das Anliegen, keine Einzelheiten
- ✓Notiz statt Mitschnitt
Start
So startet eine Kanzlei
Ich beginne in Kanzleien mit dem kleinsten sinnvollen Einsatz: nur außerhalb der Telefonzeiten und in der Mittagspause, nur Rückrufwunsch und Terminwunsch. Vorher stehen die Verträge mit allen Anbietern, die Liste der Unterauftragnehmer mit Ort der Verarbeitung und das Skript mit den Grenzen von oben. Die ersten Wochen liest ein Berufsträger jede Notiz mit.
Wer im Team mit dem Voicebot arbeitet, ihn pflegt oder seine Notizen bearbeitet, nutzt beruflich ein KI-System. Nach Art. 4 der KI-Verordnung ergreift die Kanzlei Maßnahmen zur KI-Kompetenz dieser Personen. Was dazu gehört, erklärt der Ratgeber KI-Schulungspflicht. Und weil Kammern und Berufsverbände eigene Hinweise zum Einsatz von KI veröffentlichen, lohnt vor dem Start ein Blick in die Hinweise deiner Kammer. Wo die Kanzlei bei Abläufen, Daten und Technik insgesamt steht, zeigt der AI-Ready-Check.
- ✓Klein starten: Randzeiten, zwei Gesprächsarten
- ✓Verträge vor dem ersten Testanruf
- ✓Berufsträger liest anfangs mit
Quellen
Quellen und Stand
- § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen), gesetze-im-internet.de – Abs. 1 Berufsgeheimnisträger, Abs. 3 Offenbaren gegenüber mitwirkenden Personen, Abs. 4 Pflicht zur Verpflichtung auf Geheimhaltung. Abgerufen am 2. November 2026.
- § 43e BRAO (Inanspruchnahme von Dienstleistungen), gesetze-im-internet.de – Auswahl, Vertrag in Textform, Verschwiegenheit, Dienstleistungen im Ausland. Abgerufen am 2. November 2026.
- § 62a StBerG (Inanspruchnahme von Dienstleistungen), gesetze-im-internet.de – Abs. 1 bis 4 wie § 43e BRAO, Abs. 5 Einwilligung bei Dienstleistungen für ein einzelnes Mandat. Abgerufen am 2. November 2026.
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex – Art. 28 (Auftragsverarbeitung). Abgerufen am 2. November 2026.
- § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes), gesetze-im-internet.de – Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 50 KI-Verordnung (Transparenzpflichten), buzer.de – Abs. 1 und Abs. 5. Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 4 KI-Verordnung (KI-Kompetenz), buzer.de – Abgerufen am 2. November 2026.
Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber gibt die Rechtslage nach den genannten Quellen mit Stand 2. November 2026 wieder. Maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung. Ob dein Vorhaben in seiner konkreten Form zulässig ist, klärst du mit einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt.
Über den Autor
Christoph Brinke
Ich war über 15 Jahre in der Kfz-Branche, als Lackierer, als Kfz-Sachverständiger und auf der Seite, die Aufträge verteilt. Heute baue ich KI für inhabergeführte Unternehmen und empfehle nur, was ich selbst gebaut habe.
Gelernter Fahrzeuglackierer, Kfz-Sachverständiger · Weiterbildung: IHK AI Practitioner · KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung (IMB.Berlin, 2025) · Claude Code Masterclass (Everlast, 2026)
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Voicebot in der Kanzlei
Verstößt ein Voicebot gegen die anwaltliche Schweigepflicht?
Nicht automatisch. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt, mitwirkenden Dienstleistern Geheimnisse zugänglich zu machen, soweit das für ihre Tätigkeit erforderlich ist. Die Kanzlei muss sie aber zur Geheimhaltung verpflichten (§ 203 Abs. 4 StGB) und für Anwälte die Vorgaben des § 43e BRAO erfüllen: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Verschwiegenheitspflicht. Keine Rechtsberatung.
Was muss im Vertrag mit dem Voicebot-Anbieter stehen?
Nach § 43e Abs. 3 BRAO und § 62a Abs. 3 StBerG: die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen, die Beschränkung auf die erforderliche Kenntnisnahme und eine Regel, ob weitere Personen hinzugezogen werden dürfen. Dazu kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Darf der Voicebot sagen, ob jemand Mandant der Kanzlei ist?
Nein. Schon das Bestehen eines Mandats kann zu dem gehören, was das Berufsgeheimnis schützt. Der Voicebot bestätigt deshalb weder, dass jemand Mandant ist, noch gibt er Sachstände weiter. Wer nach seiner Sache fragt, bekommt einen Rückruf von der Kanzlei.
Was passiert, wenn ein Anrufer eine dringende Frist hat?
Das Skript erkennt Stichworte wie Frist, Zustellung, Bescheid oder Gerichtstermin zusammen mit „heute“ oder „morgen“ und leitet sofort an einen Menschen weiter. Ist niemand erreichbar, nennt der Voicebot den Notfallweg der Kanzlei. Er berechnet nie selbst eine Frist und sagt nie, dass etwas Zeit hat.
Gelten für Steuerkanzleien andere Regeln als für Anwaltskanzleien?
Die Grundsätze sind gleich: § 203 StGB gilt für beide, § 62a StBerG ist fast wortgleich mit § 43e BRAO aufgebaut. Ein Unterschied: Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, verlangt § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten. Ein Empfangs-Voicebot für alle Anrufer ist davon meist nicht betroffen, prüf das aber im Einzelfall.
Der erste Schritt
Ist deine Kanzlei bereit für einen Voicebot?
Im AI-Ready-Check schauen wir in 60 Minuten auf Prozesse, Daten, Technik und Organisation. Wir klären, welche Anrufe sich eignen, welche Verträge vorher stehen müssen und wo die Grenzen des Skripts liegen. Keine Rechtsberatung, sondern ein klarer Blick auf die Abläufe.
