KI-Inhouse-Schulung planen: Sechs Schritte für Behörden, Verbände und Betriebe

Vor jeder Planung steht eine kurze Bestandsaufnahme. Welche KI-Werkzeuge sind im Haus freigegeben? Welche werden ohne Freigabe genutzt, weil sie im Browser frei zugänglich sind? Welche Fachverfahren haben inzwischen KI-Funktionen eingebaut? Und welche Abteilungen arbeiten damit? Ein kurzer Fragebogen an die Abteilungsleitungen reicht, eine Rückmeldefrist von zwei Wochen auch.

Diese Liste ist mehr als Vorarbeit. Sie zeigt, wo das Haus heute schon Betreiber eines KI-Systems im Sinne von Art. 3 Nr. 4 der KI-Verordnung ist, und sie ist der erste Baustein des Nachweises. Fehlt eine Regel, welche Werkzeuge erlaubt sind, wird sie vor der Schulung geschrieben. Wie so eine Regel aussieht, zeigt der Ratgeber KI-Richtlinie.

Bei mir hat sich ein Rhythmus bewährt: ein Termin für die Grundlagen und das erste Üben, ein zweiter einige Wochen später für die Fragen, die erst im Alltag entstehen. Zwischen den Terminen arbeiten die Teilnehmenden mit dem Werkzeug und notieren, wo sie hängen. Der zweite Termin ist oft der wertvollere, weil er mit echten Problemen arbeitet statt mit ausgedachten.

Präsenz eignet sich für das Üben in Gruppen, online für den Auftakt und die Nachfragerunde. Wichtig ist bei beidem dasselbe: Jede Person arbeitet selbst am Werkzeug. Eine Schulung, in der nur vorne jemand klickt, erfüllt formal etwas, verändert aber wenig.

In Behörden gehört der Personalrat früh an den Tisch. Werden KI-Werkzeuge eingeführt, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können, bestimmt er mit, im Bund nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in Landesbehörden nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz. Auch bei Fortbildungen hat er je nach Landesrecht Beteiligungsrechte. In Unternehmen gilt für technische Einrichtungen § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ich lade Personal- oder Betriebsrat zum Auftakt ein, das klärt viele Fragen, bevor sie zu Einwänden werden.

Für den Einkauf einer Schulung gilt in Behörden das Vergaberecht. Welche Verfahrensart greift und welche Unterlagen nötig sind, klärt die Vergabestelle eures Hauses. Plane dafür Zeit ein, eine Frist „bis Monatsende“ ist dann selten zu halten. Die Datenschutzbeauftragte prüft vorab die Übungsumgebung und die Werkzeuge, mit denen geübt wird.

In Landesbehörden kommen drei Fragen dazu. Erstens: Welche KI-Werkzeuge stellt der IT-Dienstleister des Landes bereit, und welche Regeln gelten dafür landesweit? Oft gibt es schon eine Vorgabe, an die die Schulung anknüpft. Zweitens: Gibt es eine Dienstvereinbarung zum Einsatz von KI oder ist eine in Arbeit? Dann gehört ihr Inhalt in jede Gruppe. Drittens: Bietet die Fortbildungsakademie des Landes schon Grundlagenkurse an, auf die eure Inhouse-Schulung aufsetzt?

Wer diese drei Fragen vorab klärt, baut keine Schulung neben dem her, was im Land ohnehin entsteht, und kann die eigene Zeit auf das verwenden, was nur im eigenen Haus geht: die eigenen Fälle.