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KI-Schulung für Amtsleitung, Dezernenten und IT-Verantwortliche in Behörden
Beschäftigte lernen in der KI-Schulung, wie sie ein Werkzeug nutzen. Führungskräfte müssen etwas anderes können: entscheiden, was erlaubt ist, wer zuständig ist und wo die KI-Verordnung harte Grenzen zieht. Ich zeige, was in eine Schulung für Amtsleitung, Dezernate und IT gehört.
Was gehört in eine KI-Schulung für Führungskräfte in Behörden?
Eine KI-Schulung für Amtsleitung, Dezernenten und IT-Verantwortliche vermittelt Entscheidungswissen statt Bedienung: welche Werkzeuge freigegeben werden, wer zuständig ist, welche Praktiken Art. 5 der KI-Verordnung verbietet, wann ein System nach Anhang III als hochriskant gilt, was Art. 26, 27 und 50 verlangen und wo § 35a VwVfG vollautomatischen Bescheiden Grenzen setzt.
Die Sachbearbeiterin kommt frisch aus der KI-Schulung und fragt in der Teamrunde: „Darf ich den Entwurf für den Bescheid jetzt mit dem Werkzeug vorformulieren?“ Alle schauen zur Referatsleitung. Die war bei der Schulung nicht dabei, weil „die Führung das Werkzeug ja nicht selbst bedienen muss“. Die Frage wird vertagt. In der Woche darauf formuliert die halbe Abteilung mit dem Werkzeug vor, ohne dass jemand entschieden hat, ob und wie.
Das ist kein Versäumnis Einzelner. Schulungen werden oft für die geplant, die das Werkzeug nutzen. Die Fragen, die nur Führung beantworten kann, bleiben dabei liegen. Dieser Ratgeber zeigt, was Führungskräfte in der Verwaltung zu KI wissen müssen. Was die Pflicht nach Art. 4 für Behörden allgemein heißt, steht im Ratgeber KI-Schulungspflicht in Behörden. Die Rechtslage gebe ich mit Stand 2. November 2026 wieder, das ist keine Rechtsberatung.
Veröffentlicht am 2. November 2026 · 6 Min. Lesezeit · Autor: Christoph Brinke · Alle Blogbeiträge
Ich verkaufe keine KI, ich verkaufe Veränderung.
Grundlage
Warum Führungskräfte eine eigene KI-Schulung brauchen
Art. 4 der KI-Verordnung verlangt von Betreibern Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihres Personals. Behörden sind Betreiber, wenn sie KI-Systeme in eigener Verantwortung verwenden (Art. 3 Nr. 4). Zum Personal gehören Amtsleitung und Dezernenten genauso wie Sachbearbeitung. Die Maßnahmen sollen den Zusammenhang berücksichtigen, in dem KI eingesetzt wird. Für Führungskräfte ist dieser Zusammenhang die Entscheidung über den Einsatz selbst.
Deshalb braucht Führung eine andere Schulung. Weniger Bedienung, mehr Rahmen: Was darf das Haus, was darf es nicht, was muss vorher geprüft werden, und wer trägt die Verantwortung? Eine gute Führungsschulung endet nicht mit einem Teilnahmeschein, sondern mit Entscheidungen, die vorher offen waren.
- ✓Behörden sind Betreiber nach Art. 3 Nr. 4
- ✓Art. 4 gilt für alle, auch für die Führung
- ✓Ergebnis sind Entscheidungen
Amtsleitung
Was die Amtsleitung entscheiden können muss
Die Amtsleitung legt den Rahmen fest. In einer Schulung arbeite ich mit ihr an vier Fragen, die vorher selten jemand gestellt hat.
- 01
Welche Werkzeuge freigegeben sind
Welche KI-Werkzeuge dürfen im Haus genutzt werden, mit welchen Daten, für welche Aufgaben? Ohne diese Entscheidung nutzt jeder, was er findet.
- 02
Wer zuständig ist
Wer prüft neue KI-Funktionen in Fachverfahren, wer pflegt die Liste der eingesetzten Systeme, wer ist Ansprechperson für Fragen? Eine Zuständigkeit ohne Zeit dafür ist keine.
- 03
Wo die rote Linie liegt
Welche Einsätze kommen nicht in Frage, unabhängig davon, was rechtlich möglich wäre? Diese Grenze schützt Beschäftigte vor Unsicherheit und das Haus vor Schlagzeilen.
- 04
Wie Bürger informiert werden
Wo kommt KI im Kontakt mit Bürgern vor, und wie wird darauf hingewiesen? Art. 50 der KI-Verordnung verlangt bei direkter Interaktion den Hinweis auf die KI.
Landkarte
Verbote und Hochrisiko: die Landkarte der KI-Verordnung
Führungskräfte müssen die Grundstruktur der KI-Verordnung kennen, nicht jeden Artikel. Ganz oben stehen die Verbote nach Art. 5, die seit dem 2. Februar 2025 gelten. Für Behörden besonders wichtig ist das Verbot, Menschen nach ihrem sozialen Verhalten oder persönlichen Merkmalen zu bewerten und daraus Nachteile abzuleiten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c), und das Verbot, am Arbeitsplatz Emotionen von Beschäftigten abzuleiten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f).
Darunter stehen die Hochrisiko-Systeme. Anhang III Nr. 5 Buchst. a nennt ausdrücklich KI-Systeme, mit denen Behörden beurteilen, ob Menschen Anspruch auf grundlegende öffentliche Unterstützungsleistungen und Dienste haben, oder solche Leistungen gewähren, kürzen oder zurückfordern. Anhang III Nr. 4 nennt Systeme für Einstellung, Auswahl und Entscheidungen über Beschäftigte, also auch das eigene Personalwesen. Für Betreiber solcher Systeme gelten die Pflichten aus Art. 26. Behörden müssen vor dem Einsatz außerdem eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 durchführen.
- ✓Verbote nach Art. 5 seit 2. Februar 2025
- ✓Leistungsverwaltung und Personal sind Hochrisiko-Felder
- ✓Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27
Dezernate
Dezernenten und Referatsleitungen: KI im Fachverfahren
In Dezernaten und Referaten wird aus dem Rahmen Alltag. Hier stellt sich die Frage aus der Teamrunde: Darf ein Bescheid mit KI vorformuliert werden? Die Antwort hängt davon ab, wer entscheidet. Ein Verwaltungsakt darf nach § 35a VwVfG nur dann vollständig durch automatische Einrichtungen erlassen werden, wenn eine Rechtsvorschrift das zulässt und weder Ermessen noch ein Beurteilungsspielraum besteht. Für die meisten Bescheide heißt das: KI darf vorbereiten und vorformulieren, entscheiden und unterschreiben muss ein Mensch.
Daraus folgen Regeln, die Referatsleitungen festlegen: Welche Textbausteine dürfen mit KI entworfen werden? Wie wird geprüft, dass Sachverhalt, Rechtsgrundlage und Begründung stimmen? Wo wird vermerkt, dass ein Entwurf mit KI entstanden ist? Für die Landesverwaltung gelten die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder, die meist eine entsprechende Regel enthalten.
- ✓Vollautomatisch nur mit Rechtsgrundlage, ohne Ermessen
- ✓KI bereitet vor, Menschen entscheiden
- ✓Prüf- und Vermerkregeln je Referat
IT
IT-Verantwortliche: Betrieb, Protokolle, Anbieter
Für IT-Verantwortliche ist die KI-Schulung am technischsten. Sie müssen wissen, welche Systeme im Haus KI enthalten, auch versteckt in Updates von Fachverfahren. Sie prüfen, wo Daten verarbeitet werden, welche Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen und ob Anbieter Eingaben für Training nutzen. Bei Hochrisiko-Systemen gehören die Betreiberpflichten aus Art. 26 dazu, etwa die Verwendung nach Gebrauchsanweisung, die menschliche Aufsicht durch geeignete Personen und die Aufbewahrung automatisch erzeugter Protokolle.
Ein praktisches Werkzeug ist ein KI-Verzeichnis: welche Systeme, welcher Zweck, welche Daten, welche Risikoeinstufung, wer zuständig ist. Es ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, macht aber jede der anderen Pflichten erst handhabbar.
- ✓Versteckte KI in Fachverfahren finden
- ✓Verträge, Datenorte, Training
- ✓KI-Verzeichnis als Arbeitsgrundlage
Mitbestimmung
Personalrat und Datenschutz an den Tisch
Werden KI-Werkzeuge eingeführt, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können, bestimmt der Personalrat mit, im Bund nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG, in den Ländern nach dem jeweiligen Landespersonalvertretungsgesetz. Viele Häuser schließen dafür eine Dienstvereinbarung zum KI-Einsatz. Führungskräfte sollten deren Inhalt kennen und mittragen, denn sie setzen sie im Alltag durch.
Die Datenschutzbeauftragte gehört genauso früh dazu. Sie prüft, ob für einen Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist. Art. 27 Abs. 4 der KI-Verordnung erlaubt, in der Grundrechte-Folgenabschätzung auf die passenden Teile einer solchen Datenschutz-Folgenabschätzung zu verweisen. Zwei Prüfungen nebeneinander braucht es dann nicht.
Format
Das Format: kurz und an echten Entscheidungen
Führungskräfte haben wenig Zeit, deshalb plane ich ihre Schulung kurz und dicht. Ein Teil Landkarte: Verbote, Hochrisiko, Pflichten, Zuständigkeiten. Ein Teil Fallrunde: Die Teilnehmenden bringen zwei oder drei echte Vorhaben aus ihrem Haus mit, und wir ordnen sie gemeinsam ein. Am Ende stehen eine Liste der getroffenen Entscheidungen und eine Liste der offenen Fragen mit Zuständigkeit.
Wie die Schulung im ganzen Haus geplant wird, steht im Ratgeber KI-Inhouse-Schulung planen. Wie die Inhalte für Beschäftigte aussehen, im Ratgeber Inhalte einer KI-Schulung. Wer zuerst wissen will, wo das Haus steht, beginnt mit dem AI-Ready-Check.
- ✓Landkarte plus Fallrunde
- ✓Echte Vorhaben aus dem eigenen Haus
- ✓Ergebnis: Entscheidungen und offene Fragen
Quellen
Quellen und Stand
- Art. 3 KI-Verordnung (Begriffsbestimmungen), buzer.de – Nr. 4 Betreiber. Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 4 KI-Verordnung (KI-Kompetenz), buzer.de – Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 5 KI-Verordnung (Verbotene Praktiken), buzer.de – Abs. 1 Buchst. c Bewertung nach sozialem Verhalten, Buchst. f Emotionserkennung am Arbeitsplatz, gilt seit 2. Februar 2025. Abgerufen am 2. November 2026.
- Anhang III KI-Verordnung (Hochrisiko-KI-Systeme), buzer.de – Nr. 4 Beschäftigung, Nr. 5 Buchst. a öffentliche Unterstützungsleistungen. Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 26 KI-Verordnung (Pflichten der Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen), buzer.de – Pflichten der Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen. Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 27 KI-Verordnung (Grundrechte-Folgenabschätzung), buzer.de – Grundrechte-Folgenabschätzung für Einrichtungen des öffentlichen Rechts. Abgerufen am 2. November 2026.
- Art. 50 KI-Verordnung (Transparenzpflichten), buzer.de – Abs. 1 Hinweis bei direkter Interaktion. Abgerufen am 2. November 2026.
- § 35a VwVfG (Vollständig automatisierter Erlass eines Verwaltungsaktes), gesetze-im-internet.de – Bundesrecht; die Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder enthalten meist eine entsprechende Regel. Abgerufen am 2. November 2026.
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex – Art. 28 (Auftragsverarbeitung), Art. 35 (Datenschutz-Folgenabschätzung). Abgerufen am 2. November 2026.
- § 80 BPersVG (Mitbestimmung in organisatorischen Angelegenheiten), gesetze-im-internet.de – Abs. 1 Nr. 21. Abgerufen am 2. November 2026.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex – Abgerufen am 2. November 2026.
Keine Rechtsberatung: Dieser Ratgeber gibt die Rechtslage nach den genannten Quellen mit Stand 2. November 2026 wieder. Maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung. Ob dein Vorhaben in seiner konkreten Form zulässig ist, klärst du mit einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt.
Über den Autor
Christoph Brinke
Ich war über 15 Jahre in der Kfz-Branche, als Lackierer, als Kfz-Sachverständiger und auf der Seite, die Aufträge verteilt. Heute baue ich KI für inhabergeführte Unternehmen und empfehle nur, was ich selbst gebaut habe.
Gelernter Fahrzeuglackierer, Kfz-Sachverständiger · Weiterbildung: IHK AI Practitioner · KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung (IMB.Berlin, 2025) · Claude Code Masterclass (Everlast, 2026)
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zur KI-Schulung für Führungskräfte in Behörden
Müssen auch Amtsleitung und Dezernenten eine KI-Schulung machen?
Art. 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals von Betreibern, und Behörden sind Betreiber. Führungskräfte gehören zum Personal. Eine bestimmte Schulung ist nicht vorgeschrieben, aber Führung trifft die Entscheidungen über den Einsatz und braucht dafür eigenes Wissen. Keine Rechtsberatung.
Was ist eine EU-AI-Act-Schulung für Behörden?
Gemeint ist eine Schulung zur EU-KI-Verordnung (EU) 2024/1689, englisch AI Act. Für Behörden umfasst sie die Pflicht nach Art. 4, die Verbote nach Art. 5, Hochrisiko-Felder wie die Leistungsverwaltung nach Anhang III Nr. 5, die Betreiberpflichten nach Art. 26, die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 und die Kennzeichnung nach Art. 50.
Darf eine Behörde Bescheide mit KI erstellen?
Vorformulieren ja, wenn die Hausregeln es erlauben und jeder Entwurf geprüft wird. Vollständig automatisch darf ein Verwaltungsakt nach § 35a VwVfG nur erlassen werden, wenn eine Rechtsvorschrift das zulässt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum besteht. Für die meisten Bescheide entscheidet und unterschreibt deshalb ein Mensch.
Was lernen IT-Verantwortliche in einer KI-Schulung?
Sie lernen, KI auch in Fachverfahren und Updates zu erkennen, Datenorte, Verträge und Trainingsnutzung der Anbieter zu prüfen und die Betreiberpflichten nach Art. 26 bei Hochrisiko-Systemen umzusetzen, etwa menschliche Aufsicht und Protokolle. Ein KI-Verzeichnis aller eingesetzten Systeme ist dafür die Arbeitsgrundlage.
Wann braucht eine Behörde eine Grundrechte-Folgenabschätzung?
Nach Art. 27 der KI-Verordnung, bevor sie ein Hochrisiko-KI-System nach Art. 6 Abs. 2 in Betrieb nimmt, etwa eines aus Anhang III Nr. 5 zur Beurteilung von Ansprüchen auf öffentliche Leistungen. Die Abschätzung lässt sich mit einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO verbinden.
Der erste Schritt
Welche KI-Entscheidungen liegen in deinem Haus offen?
Im AI-Ready-Check schauen wir in 60 Minuten auf Prozesse, Daten, Technik und Organisation. Wir ordnen ein, welche Systeme schon im Einsatz sind, welche Entscheidungen die Führung treffen muss und was vor dem nächsten Schritt geklärt sein sollte. Keine Rechtsberatung.
